การบริหารการเปลี่ยนแปลงคือส่วนหนึ่งของการบริหารโครงการ

โดย เควิน เทเลอร์ PMP

การบริหารการเปลี่ยนแปลงได้ถูกนิยามอย่างน้อย 2 คำจำกัดความในเชิงการบริหารโครงการ อย่างแรกคือคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของโครงการหรือโครงงานที่
อนุมัติหรือยกเลิกการเปลี่ยนแปลงของโครงการ อย่างที่สองคือการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงในเชิงองค์กรที่ให้ความสำคัญบุคคลากรที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง ใน PMBOKนั้นอ้างถึงคำนิยามอย่างที่สองในรูปของปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อองค์กร (Enterprise Environmental Factors) และแผนการจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management)

อะไรคือการบริหารการเปลี่ยนแปลง ?

ก่อนอื่นอยากจะขอแนะนำคำว่า การบริหารกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Management หรือBPM)และ นักวิเคราะห์ธุรกิจ (Business Analystsหรือ BA)ถึงแม้ว่าจะฟังดูคล้ายกัน BPMจะเน้นไปที่การปรับปรุงเพิ่มเติมในส่วนของลำดับขั้นตอนการปฏิบัติงานทางธุรกิจ และปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงาน หากคุณต้องการที่จะปรับลำดับขั้นตอนการทำงานในระดับแผนกนั่นหมายความว่าคุณต้องการผู้เชี่ยวชาญด้าน BPMที่มีทักษะมาช่วยดูแลประเด็นต่างๆ คุณควรจะคิดถึงการบริหารกระบวนการทางธุรกิจในมุมของนักออกแบบที่มีความเฉียบคมทางธุรกิจ ในทางกลับกันนักวิเคราะห์ธุรกิจ (BA)อาจมุ่งเน้นไปที่การเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ซึ่ง BAจะดำเนินการตามสิ่งที่เรียกว่า BABOK ต่อจาก PMBOK[i]ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็น BPMหรือ BAสามารถแยกออกจากกัน แต่อย่างไรก็ดีโครงการจะประสบความสำเร็จมากกว่าเมื่อทั้งสองสิ่งที่กล่าวไปนั้นดำเนินการไปด้วยกันภายใต้การนำของผู้จัดการโครงการ

การบริหารการเปลี่ยนแปลงหมายถึงการประยุกต์วิธีการแบบเป็นระบบเพื่อช่วยให้ผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนั้นประสบความสำเร็จได้ด้วยการสร้างการสนับสนุน การสร้างภูมิต้านทาน การพัฒนาความรู้ความสามารถในการจัดการการเปลี่ยนแปลง (การบริหารผู้ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง)[ii]บริษัทใดก็ตามที่ต้องการความร่วมมือจากพนักงานเพื่อการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน อาจจะต้องจัดตั้งโครงการบริหารการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนโครงการทั้งนี้เพื่อที่จะมีส่วนร่วมในแผนการสื่อสารกับทางทีมทรัพยากรบุคคล

เพราะอะไรจึงต้องเกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล?

บางทีคนเราต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นทางตรงหรือทางอ้อม ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำความเข้าใจกับสมาชิกว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงถึงเกิดขึ้นเพื่อการได้มาซึ่งความพยายามสูงสุดของทีมและหลีกเลี่ยงการบ่อนทำลายในความพยายามต่างๆ บุคคลการมีปฏิกริยาโต้ตอบเมื่อเกิดความประหม่าที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงใดๆ ขึ้นอยู่กับธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลงและความเข้มข้นของการต่อต้าน กรณีที่แย่ที่สุดทรัพยากรบุคคลสามารถปลดหรือเปลี่ยนงานผู้ที่มีการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง  ซึ่งคุณอาจจะคิดถึงกรณีนี้ในเชิงของการฑูตแบบใช้แสนยานุถาพ “Big Stick Diplomacy” คือการเจรจาอย่างปราณีปรานอมแต่เต็มไปด้วยอำนาจซ่อนอยู่[iii] นั่นหมายถึงคุณให้สิ่งตอบแทนเพื่อให้ทำในสิ่งที่ถูกต้อง แต่ยังคงสงวนสิทธิในการปรับเปลี่ยนเคลื่อนย้ายคนที่มีผลกระทบในทางลบต่อทีม

เราจะหาข้อมูลเพิ่มเติมในเรื่องของการบริหารการเปลี่ยนแปลงได้จากไหน ?

หนังสือ การนำการเปลี่ยนแปลง โดย จอนห์ พี คอตเตอร์  (John P. Kotter)คือจุดเริ่มต้นที่ดีเยี่ยมในการศึกษาหลักการของการเปลี่ยนแปลงในองค์กรขนาดใหญ่หลายๆองค์กร หนังสือเล่มนี้จะบอกด้วยว่าทำไมความพยายามในการเปลี่ยนแปลงถึงไม่ได้ผลและอะไรเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง นอกจากนี้ยังมีตัวอย่างเอกสารที่ใช้ในการปิดโครงการซึ่งรวมบทเรียนจากโครงการที่ผ่านมา ซึ่งคุณอาจได้เรียนรู้จากงานที่คุณคอตเตอร์ทำจากสรุปต่างๆในบทเรียนจากโครงการใหญ่ๆที่ผ่านมาของเขาหลายๆโครงการ

[i] The Project Manager vs. the Business Analyst

http://project-pro.us/2012/06/04/pm-vs-ba/ [Accessed 6 April 2014]

[ii] Definition of Change Management

http://www.change-management.com/tutorial-defining-change-management.htm [Accessed 6 April 2014]

[iii] Big Stick Ideology

http://en.wikipedia.org/wiki/Big_Stick_ideology [Accessed 6 April 2014]

คุณ Kevin Taylor เคยร่วมงานกับหลายบริษัทในกลุ่ม Silicon Valley เป็นเวลามากกว่า 18 ปี และในช่วง 10 ปีหลัง เขาดำรงค์ตำแหน่งในด้านการสนับสนุนกฎหมายและการสนับสนุนลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับโครงการของหลายบริษัทอาทิเช่น Yahoo!, Google, และ Qualcomm

คุณ Kevin ได้รับประฏาศนียบัตร PMP สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาโทด้านการจัดการโครงการจาก University of Adelaide อีกทั้งปริญญาตรีทางด้าน Behavioral Scienceจาก San Jose State University นอกจากนั้น เขายังได้รับประกาศนียบัตร Scrum Master (CSM) และประกาศนียบัตร a Project and Program Management จาก UC Santa Cruz รัฐแคลิเฟอร์เนีย

คุณ Kevin เคยทำงานอยู่ประเทศ Singapore เป็นเวลา 4 ปี และขณะนี้ยังเป็น เพอมาเน็นเรซิเด้น ของประเทศสิงคโปร์อยู่ เขาได้เดินทางไปแทบทุกประเทศใน
เอเซีย ขณะนี้คุณ Kevin ทำงานอยู่ในอเมริกา ขณะเดียวกันหากมีโอกาสงานที่ดีกว่าในกลุ่มประเทศทางเอเซีย เขาก็ยินดีที่โอบแขนต้อนรับโอกาสใหม่ๆ