โดย Dave Wakeman
ระยะหลังๆ บทความส่วนมากของผมได้กล่าวถึง ภาวะผู้นำในการบริหารโครงการ ซึ่งผมคิดว่าเรื่องที่ควรเน้นย้ำเป็oพิเศษสำหรับผู้จัดการโครงการ คือ การสร้างนิสัยให้รู้จักการให้เพื่อช่วยเหลือส่วนรวม โดยให้เกิดกับคณะทำงานทุกคน เพื่อนำโครงการสู่ความสำเร็จตามวัตถูประสงค์และเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ ดังนั้น ผมจึงอยากแนะนำ 3 แนวทางที่ผู้จัดการโครงการสามารถนำมาใช้ เพื่อช่วยทีมงานในการก่อสร้างนิสัยให้รู้จักการให้เพื่อส่วนรวมอย่างถูกต้อง
- ทำความรู้จักกับคณะทำงาน: การบริหารจัดการโครงการไม่ใช่การออกคำสั่ง และรอรับผลการปฏิบัติงานจากคณะทำงานเพียงเพื่อเขียนรายงานส่งผู้สนับสนุนโครงการเท่านั้น แต่การบริหารจัดการโครงการที่ดีจะต้องช่วยทีมงานให้รู้จักการให้เพื่อช่วยเหลือส่วนรวมด้วย ผู้จัดการโครงการควรใช้เวลาในการสอบถามคณะทำงานเพื่อให้เกิดความเข้าใจในสิ่งที่คณะทำงานต้องการ ผู้จัดการโครงการสามารถให้โอกาสคณะทำงานในการมีส่วนร่วมวางแผนงานและวิเคราห์กระบวนการทำงานเพื่อการลดขั้นตอนการทำงาน และเพื่อให้คณะทำงานสามารถส่งมอบงานได้ก่อนกำหนด การให้ความสนับสนุนให้คณะทำงานได้มีส่วนร่วมในการวางแผนงานจะช่วยสร้างความเข้าใจและนิสัยให้รู้จักการให้ตอบแทนเพื่อช่วยเหลือส่วนรวมให้แก่คณะทำงานได้โดยสมัครใจ เพราะคณะทำงานจะมีความภาคภูมิใจในตัวเองเมื่อได้มีส่วนร่วมในลัษณะงานที่มีก้าวหน้ากว่างานของตนเอง อีกทั้งยังเป็นการสร้างแรงจูงใจในการพัฒนาอาชีพให้กับคณะทำงานอีกด้วย ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้จัดการโครงการได้ทราบว่าหนึ่งในคณะทำงานที่ได้ร่วมงานกันในหลายโครงการ มีเป้าหมายเพื่อจะเป็น PMO ผู้จัดการโครงการควรสนับสนุนให้เขาได้มีส่วนร่วมในการกำหนดตารางงานและบริหารทรัพยากร ในส่วนงานที่เขาถนัด
- แสดงความคิดเห็นร่วมกันเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจ: การตัดสินใจของผู้จัดการโครงการต้องทำบนพื้นฐานของข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ ซึ่งบางครั้งข้อมูลที่เข้าถึงได้อาจไม่เพียงพอ หรือคณะทำงานอาจไม่ได้นำมาแจ้งให้ผู้จัดการโครงการทราบทั้งหมด จึงส่งผลได้การตัดสินใจเป็นไปได้อย่างจำกัด ผู้จัดการโครงการควรสนับสนุนเปิดโอกาสให้คณะทำงานได้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นตามช่วงระยะเวลาอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งการแสดงความคิดเห็นนั้นอาจเป็นเรื่องสำคัญ หรือไม่ใช่เรื่องสำคัญก็ได้ ผู้จัดการโครงการสามารถพูดคุยกับคณะทำงานทุกวัน หรือจัดการประชุมอย่างไม่เป็นทางการทุกอาทิตย์เพื่อสอบถามความคืบหน้าของงานปัจจุบัน พร้อมทั้งร่วมกันวางแผนงานสำหรับอนาคต การแสดงความคิดเห็นร่วมกันสามารถทำได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง แต่ผู้จัดการโครงการต้องดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้คณะทำงานแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับความรู้เฉพาะที่เขามีออกมาให้มา เพื่อสามารถนำมาเป็นข้อมูลในการประกอบการตัดสินใจที่ดีที่สุดได้
- มีความรับผิดชอบ: การทำความรู้จักคณะทำงาน, กาสร้างแรงจูงใจในการพัฒนาอาชีพ, และการสนับสนุนให้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น จะไม่สามารถปลูกสร้างนิสัยของการให้เพื่อส่วนรวมให้กับทีมงานได้ ถ้าหากผู้จัดการโครงการขาดความรับผิดชอบ ผู้จัดการโครงการต้องแสดงความรับผิดชอบต่อโครงการมากกว่าเพียงแค่รับรู้หน้าที่ของคณะทำงาน ผู้จัดการโครงการต้องมีความรับผิดชอบต่อการกระจายงานให้คณะทำงาน, มีความรับผิดชอบในการติดตามผลงานจากคณะทำงาน, และที่สำคัญที่สุด คือ ผู้จัดการโครงการต้องสามารถทำให้คณะทำงานมีความรับผิดชอบต่องานของตนเองด้วย ผู้จัดการโครงการต้องไม่ลืมว่าความสำเร็จของโคงการนั้นได้มาจากความช่วยเหลือของคณะทำงาน สำหรับการเริ่มต้นการกระจายความรับผิดชอบให้คณะทำงาน สามารถทำได้โดยการระบุชื่อผู้รับผิดชอบและวันกำหนดส่งมอบงานไว้ในแผนงาน จากนั้นผู้จัดการโครงการก็ติดตามผลงานตามระยะเวลาที่ได้ระบุไว้เพียงแต่ว่าผู้จัดการเองต้องเป็นคนเสมอต้นเสมอปลาย
Note: Accountability and Responsibility ในภาษาไทยทั้งสองคำนี้ให้ความหมายคล้ายๆกัน คือ ความรับผิดชอบ แต่สำหรับภาษาอังกฤษ คำว่า Accountability หมายถึง การแสดงตัวว่าเป็นผู้รับผิดชอบต่องานที่เกิดขึ้นทั้งหมด โดยรับผิดชอบทั้งส่วนงานที่เป็นของตนและส่วนงานของผู้อื่นที่เกี่ยวข้องกันส่วนงานของตนเอง ส่วนคำว่า Responsibility หมายถึง ความรับผิดชอบต่อส่วนงานเฉพาะตัวบุคคล
ยังมีแนวทางดีๆอีกมากมายที่สามารถนำมาใช้ในการปลูกสร้างนิสัยในการให้เพื่อช่วยเหลือส่วนรวมซึ่งผมอาจจะไม่ได้นำมากล่าวถึง หากผู้อ่านมีข้อแนะนำสามารถระบุไว้ในส่วนแสดงความคิดเห็นด้านล่าง
Dave Wakeman is an expert in organizational development working with clients on their development issues in areas such as change management, strategy, leadership and communication. Dave is a featured writer for the Project Management Institute and appears monthly on their Voices blog.
He has also been quoted extensively on organizational development, project management, and leadership in publications as varied as Minyaville.com, Dell’s TechOne Magazine, Loans.org, and SmartCEO. He has worked with companies all over the world including American Express, the US Department of Commerce & Bureau of the Census, the City of New York, Google, Microsoft, and Madison Square Garden.