โดย เดฟ เวคแมน PMP
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งที่ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องพบ และยิ่งจะเป็นความท้าทายมากขึ้นไปอีก หากผู้จัดการโครงการต้องทำงานร่วมกับทีมงานที่มีพื้นฐานที่ต่างกันและมีอุปนิสัยที่ต่างกัน
ในฐานะที่เป็นผู้จัดการโครงการคุณจะได้พบกับความท้าทายไม่ว่าจะจากภายในและภายนอก หากคุณมีทีมโครงการที่อยู่ในที่ต่างๆกัน มีสมาชิกของทีมจากภูมิภาคต่างๆกันและรวมถึงภูมิหลังที่ต่างกัน สิ่งเหล่านี้อาจทำให้คุณทำงานได้ยากขึ้น
3 สิ่งที่จะช่วยให้การสื่อสารของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจตามมาจากการจัดการทีมงานที่มีพื้นฐานที่ต่างกันมีดังนี้
ตั้งวัตถุประสงค์และความคาดหวังที่ชัดเจน: หนึ่งในความท้าทายของการบริหารโครงการต่างๆคือการหาวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับทีมของคุณให้ได้ไม่ว่าสมาชิกในทีมจะมีพื้นฐานที่แตกต่างกันเท่าไรก็ตาม ความท้าทายนี้สามารถถูกลดลงด้วยการมุ่งเน้นไปที่การตั้งวัตถุประสงค์และความคาดหวังที่ชัดเจน วิธีการดังกล่าวจะทำให้คุณกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับสมาชิกในทีม และในฐานะที่คุณเป็นผู้จัดการโครงการคุณสามารถใช้เทคนิคของภาษาและการสื่อสารในการบอกกล่าวถึงวัตถุประสงค์และความคาดหวังต่างๆ นอกจากนี้คุณสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้จากการกำหนดระยะเวลาและมาตรฐานของโครงการที่ชัดเจน ซึ่งจะเป็นผลให้ทีมของคุณมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนที่พวกเขาสามารถวัดประสิทธิภาพของตนเองได้
วางแผนการสื่อสาร: เมื่อใดก็ตามที่คุณบริหารโครงการ เป้าหมายหลักคือการเป็นวิทยากรของการสื่อสาร ในขณะที่โครงการดำเนินไปตามเฟสต่างๆมัก
เป็นผลให้ข้อมูลที่ได้รับเข้ามามีจำนวนมากจนไม่รู้ว่าข้อมูลใดควรสื่อสารและข้อมูลใดไม่ควรสื่อสาร ทั้งนี้การวางแผนการสื่อสารจะช่วยให้คุณมีตารางที่ชัดเจนและมีไอเดียว่าใครที่จะต้องสื่อสารด้วย ต้องสื่อสารด้วยเมื่อใด และวิธีใดที่ดีที่สุดที่จะได้ข้อมูลมา หนึ่งในวิธีที่ดีที่ควรจะใช้ในการวางแผนการสื่อสารของคุณคือการพยายามที่จะค้นพบให้ได้ว่ามีใครบ้างที่เป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ แล้วจึงจัดลำดับความสำคัญของบุคคลหรือกลุ่มเหล่านั้น เพื่อที่จะหาวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ให้อำนาจแก่ทีมของคุณ: เพราะว่าบทบาทของผู้จัดการโครงการขึ้นอยู่กับการสื่อสารเป็นอย่างมาก ซึ่งเป็นการยากที่จะรับความต้องการต่างๆทั้งหมดด้วยตนเอง ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะให้ทีมของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสื่อสารข้อมูลที่สำคัญแทนคุณ อย่างไรก็ดีคุณไม่ต้องการทำสิ่งดังกล่าวกับข้อมูลทั้งหมด แต่มันเป็นการสื่อสารที่ค่อนข้างมีประสิทธิภาพโดยการใช้การสื่อสารข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีมบางคนที่มีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และคอยให้คำปรึกษาเขาในการขอข้อมูลอย่างถูกที่ถูกเวลา วิธีนี้จะช่วยลดภาระในการสื่อสารของคุณและยังสามารถช่วยแก้ปัญหาการสื่อสารบางอย่างได้อีกด้วยเพราะทีมของคุณบางคนอาจมีความสัมพันธ์ที่กว่าหรือไม่ก็สามารถสื่อสารในลักษณะที่มีประสิทธิภาพกับคนบางคนหรือกลุ่มบางกลุ่ม การให้อำนาจกับทีมของคุณนั้นสามารถทำได้ในหลายๆรูปแบบ วิธีหนึ่งที่ได้ผลดีคือการให้โอกาสกับสมาชิกในทีมแก้ปัญหาเฉพาะหน้าและให้พวกเขาทำผิดพลาดบ้าง ในการสร้างสภาวะแวดล้อมที่มีการโน้มเอียงไปในทางการแก้ปัญหาต่างๆ เป็นการบอกว่าคุณกำลังให้อำนาจแก่ทีมของคุณให้ทำงานให้ดีที่สุดและให้ทีมของคุณรู้ว่าพวกเขาจะได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการโครงการของเขา
อย่างไรก็ดีนี่เป็นเพียงแค่การเริ่มต้นของกระบวนการบริหารการสื่อสารในโครงการของคุณเท่านั้น หากมีข้อเสนอแนะใดๆสามารถนำมาแบ่งปันกันได้ครับ
Dave Wakeman เป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการพัฒนาองค์กร โดยการทำงานร่วมกับลูกค้าช่วยแก้ปัญหาอย่างใกล้ชิด เช่นการจัดการการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ ความเป็นผู้นำ และการสื่อสารอย่างถูกวิธี
Dave เป็นนักเขียนพิเศษให้กับสถาบันบริหารโครงการ (PMI) และนอกจากนั้นยังเป็นนักเขียนให้กับ Voice Blog รายเดือนด้วย เขายังได้รับการอ้างถึง และกล่าวถึงอย่างกว้างขวางในเรื่องของการพัฒนาองค์กร การบริหารจัดการโครงการ และเรื่องของความเป็นผู้นำ ในเว็บไซส์ Minyaville.com และ Loans.org และในนิตยสารของ Dell’s TechOne Magazine และ SmartCEO
เขาเคยทำงานให้กับ American Express, กระทรวงพาณิชย์ของสหรัฐอเมริกาและสำนักงานสำรวจสำมะโนประชากร, เมืองนิวยอร์ก, Google, Microsoft, และเมดิสันสแควร์การ์เด้น