การเพิ่มพูนและเติมเต็มทักษะของคุณ

ลองนึกภาพอ่างครัวที่อุดตัน …แทนที่คุณจะเรียกช่างประปามาซ่อมท่อที่ตัน คุณกลับเลือกที่จะซ่อมมันด้วยตัวเองทั้งที่ไม่มีความรู้ในเรื่องท่อตันเลย ผลลัพท์ก็คือคุณจะได้ท่อที่ยังคงอุดตันอยู่ พร้อมกับน้ำที่นองเต็มพื้นครัวของคุณอีกด้วย

เรื่องนี้คงเป็นอุทาหรณ์สำหรับนักบริหารโครงการมืออาชีพทั้งหลาย: ขาดการหยั่งรู้ในความสามารถที่คุณยังขาดและความสามารถที่คุณมี อาจจะเป็นผลให้เกิดความผิดพลาดกับงานโครงการได้อย่างง่ายๆ เฉกเช่นเดียวกับงานอาชีพคุณที่คุณทำอยู่ ซึ่งการที่ไม่รู้ในความสามารถของตนเองนั้นมีผลให้คุณไม่สามารถก้าวไปสู่ทักษะที่คุณต้องการได้

คำกล่าวของ โมยรา ไรท์ ที่ปรึกษาอาวุโสและหัวหน้างานบริการจัดอบรมการบริหารโครงการแห่ง เฮมซี่ย์ ฟราสเซอร์ ในประเทศอังกฤษ ว่า “การรู้ตัวเองเป็นกุญแจโดยแท้”

แน่นอนว่า ปัจจุบันผู้บริหารงานโครงการที่เก่งๆ เป็นที่ต้องการของตลาดเป็นอย่างมาก จากการสำรวจพบว่า เกือบหนึ่งในสี่ ( 24 เปอร์เซ็นต์) ของผู้บริหารเลื่อนหรือยกเลิกการริเริ่มกลยุทธ์หลักๆ เนื่องจากขาดผู้ที่มีความสามารถมาร่วมงาน; มี 29 เปอร์เซนต์เห็นด้วยว่าการขาดบุคคลากรที่มีคุณภาพทำให้องค์กรไม่สามารถก้าวสู่โอกาสทางการตลาดใหม่ๆ ได้  และ Career-Builderสำรวจพบว่า มี 31 เปอร์เซนต์ของนายจ้างในประเทศสหรัฐอเมริกามีงานที่ยังไม่สามารถหาพนักงานที่มีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการได้

“ผู้จัดการโครงการที่ขาดการพัฒนาจุดอ่อนที่มีอยู่ของพวกเขาเหล่านั้น จะไม่ได้สามารถอยู่รอดในสายอาชีพได้” คำพูดของ โรเบริต์ ฟรานซี่ global managing director of the Project Delivery Group at Hatch Ltd. ซึ่งเป็นบริษัทที่ทำงานด้านให้คำปรึกษา วิศวกรรม และ การบริหารโครงการและการก่อสร้าง อยู่ที่ มิสสีสเซอก์ เมืองออนแทรีโอ ประเทศแคนาดา

โอกาสหลากหลายมีมากมายสำหรับผู้บริหารงานโครงการที่มีกความกระตือรือร้นที่จะค้นหาข้อผิดพลาดและ แก้ไขข้อด้อยเหล่านั้น

รู้จักตนเอง (KNOW THYSELF)

ความจริงที่ท่านนักปราชญ์พลาโต้ ได้ให้ข้อคิดที่มีคุณค่าแก่เหล่านักบริหารโครงการมืออาชีพ

“เพียงแค่กระจ่างแจ้งในข้อผิดพลาดของเรา ก็สามารถทำให้เราเข้าไปจัดการสิ่งเหล่านั้นได้” คำกล่วของ คุณไร้ท์

แต่ทว่า ปัญหาคือบ่อยครั้งที่คนไม่เห็นข้อบกพร่องของตัวเอง “การประเมินตัวเองมันยากเสมอ และเทียบได้กับการมองหาท้ายทอยของตนเอง” กล่าวโดย สตีเฟน กรานาด์ PMP ผู้อำนวยการโครงการที่ แอดวานซ์ ออฟทิคอล ซีสเต็มส์ เมือง ฮัทส์วิลล์ รัฐอลาบามา ประเทศสหรัฐอเมริกา

3 แนวทางที่จะช่วยให้กระบวนการประเมินตัวเองบรรลุตามวัตถุประสงค์

1. ทำแบบประเมินตนเอง

วิธีที่ง่ายที่สุดในการประเมินทักษะของตัวคุณเองคือ ใช้วิธี download ฟอร์มดังกล่าวจากอินเตอร์เนต หรือ สร้างฟอร์มขึ้นใหม่โดยอ้างอิงจาก job description ในตำแหน่งงานที่คุณทำงานอยู่  คำพูดของ คุณยอดชาย อภิสิทธิ์พิศาล PMP ผุ้จัดการทั่วไปแห่ง บริษัท พีเอสไอ โซลูชั่น จำกัด กรุงเทพมหานคร ซึ่งเป็น บริษัทจัดฝึกอบรมและให้คำปรึกษา ทั้งนี้ตัวอย่างคำถามที่ใช้ในการประเมิน อาทิเช่น  “คุณรู้วิธีวิเคราะห์โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงและผลกระทบของความเสื่ยงนั้นหรือไม่ ?”

ทั้งนี้การประเมินตนเองอาจจะเป็นสิ่งที่ท้าทาย ดังนั้นคุณอาจจะลองใช้กลยุธท์ถัดไปเป็นตัวช่วย

2. การประเมินงานโครงการที่คุณทำอยู่

คุณฟรานกี้ ได้แนะนำไว้ว่า การประเมินตัวเองนั้นให้มุ่งไปที่ความถนัดต่าง ๆภายใต้โครงการที่ตั้งไว้ แทนที่จะมุ่งไปที่ทักษะทั้งหมดที่มี “สำหรับผม การประเมินตัวเองนั้น จำเป็นต้องเชื่อมโยงกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงของโครงการนั้น” เขากล่าว และขยายความต่อว่า “ถ้า คุณกำลังพยายามพัฒนาทักษะคุณเอง คุณต้องถามตัวเองว่าส่วนไหนของโครงการไม่เป็นไปตามแผนและทำอย่างไรให้สิ่งเหล่านั้นสามารถบอกคุณได้ว่า คุณทำอะไรพลาดไป ในฐานะที่คุณเป็นผู้จัดการโครงการ”

คุณแคสซี่ สเรจด์ ผุ้จัดการโครงกาารก่อสร้าง ผู้ซึ่งเป็นทั้งประธานและผุ้บริหารของ เรจด์ วิศวกรรม เมือง ออสตีน รัฐเท็กซัส ประเทศสหรัฐอเมริกา ได้แนะนำเกี่ยวกับผู้เกี่ยวข้องในโครงการทั้งหลายว่า “ถ้าโครงการได้รับความสำเร็จแล้ว คุณสามารถบอกได้หรือไม่ว่าอะไรคือสิ่งที่ทำได้ดีที่สุดในโครงการ ?” และคุณอาจจะถามตัวเองต่ออีกว่า เมื่อจบโครงการแล้วผู้ที่กี่ยวข้องกับโครงการยังอยากให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการอีครั้งหรือไม่? และ พวกเขาแนะนำคุณให้คนอื่นๆ เพื่องานอื่นๆ อีกหรือไม่? ถ้าคำตอบที่ได้จากคำถามเหล่านี้ ไม่ได้เป็นไปอย่างที่คาด หรือน้อยกว่าที่หวัง คุณควรลองหาสาเหตุดู

3. ให้คนอื่นช่วยทำการประเมินตัวคุณ

ให้คนอื่นประเมินตัวคุณย่อมดีกว่าตัวเองประเมินตนเอง ตามคำกล่าวของ พอล โดลแมน ดาแรลล รองประธานบริหารงานส่งมอบและกลยุทธในประเทศอังกฤษ, การประเมินแบบนี้ สามารถทำได้ทั้งแบบที่เป็นทางการ หรือแบบที่ไม่เป็นทางการ หรือแบบที่เป็นการสนทนาในการประชุมตัวต่อตัว

“คุณอาจถามคำถามเกี่ยวกับตัวคุณกับคนหลาย ๆ กลุ่ม เช่น ถามคู่สนทนาว่าเค้าคิดว่าความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับเค้าดีหรือไม่ อย่างไร หรือ อาจจะถามว่า เค้าคิดอย่างไรกับการจัดการปัญหาต่างๆ ของคุณ” เป็นต้น

 ปั่นฟางให้เป็นทอง

คุณจะเป็นผู้ที่ล้าหลัง ตามใครไม่ทัน ถ้าคุณไม่มีการพัฒนาความรู้ความสามารถของตนเอง “ความล้มเหลวในการพัฒนาใดๆ ก็คือความล้มเหลวในการปรับตัว และยังส่งผลในเชิงลบต่อโครงการของคุณ ตัวคุณเอง และ บริษัทของคุณ” คำพูดของ คุณ โดลแมน ดาแรล

หาจุดอ่อนของคุณให้เหมือนกับการทำงานโครงการ ซึ่งควรจะประกอบไปด้วย จุดกำหนดการที่สำคัญ (milestones) ของโครงการ , ผลลัพธ์ที่จะได้ และ จุดสิ้นสุด

ทั้งนี้แผนในการพัฒนาตนเองนั้นควรจะรวมถึงสิ่งที่ต้องทำ อาทิ

การเข้าเรียนหรืออบรม

บางคนชอบเรียนทางอินเตอร์เน็ทเพราะว่าสะดวกเรื่องเวลา คุณไรท์ กล่าวว่า ประสบการณ์การเรียนรู้แบบในชั้นเรียนจริงจะมีประสิทธิภาพมากกว่าเรียนทางไกล

การได้รับการรับรอง

“เรื่องใหญ่สำหรับผมก็คือการเตรียมตัวสอบ PMP” คำพูดของ คุณแกรนด์ “มันทำให้รู้ว่าผมมีจุดแข็งและอ่อนตรงไหน” เมื่อคะแนนที่ได้บ่งบอกว่าเขาอ่อนในเรื่องการบริหารความเสี่ยง เขาได้วางแผนที่จะปรับปรุงและพัฒนาในทักษะเหล่านั้น

ควรหาพี่เลี้ยงสักคน

การหาพี่เลี้ยงและโค้ชมีข้อดีตรงที่เค้าสามารถให้คำแนะนำแบบตัวต่อตัวและสามารให้คำแนะนำได้อย่างทันที คุณไร้ท์ กล่าวไว้ว่า พี่เลี้ยงหรือโค้ชที่ดีนั้นควรเป็นผู้บริหารอาวุโสที่เคยเป็นผู้จัดการงานโครงการมาก่อน พวกเขาจะเข้าใจเป็นอย่างดีถึงความเป็นผู้จัดการโครงการทั้งในเรื่องแนวคิดและวิธีการปฏิบัติ

หมั่นฝึกฝนทักษะใหม่ๆ

คุณ โดลแมน ดาแรล ให้ข้อเสนอแนะว่า ให้คุณลองมองหาโอกาสที่จะลดข้อด้อยของคุณอย่างสม่ำเสมอ อาทิเช่นถ้าคุณอยากจะเป็นนักพูดที่ดี คุณอาจจะอาสาตนเองเป็นผู้ดำเนินรายการในการประชุมต่างๆ และอย่าลืมที่จะแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบถึงจุดประสงค์ของคุณ และแน่นอนว่าถ้าเพื่อนร่วมงานของคุณทราบถึงความตั้งใจนั้น พวกเขาจะไม่ลังเลที่จะสนับสนุนการพัฒนาตนเองของคุณแน่นอน

จะอย่างไรก็ตาม ในแผนพัฒนาตัวเองนั้น คุณต้องแน่ใจว่ามันทำมาเหมาะสมกับแนวของคุณ ไม่ว่าจะเป็น การเห็น, การพูด, การได้ยิน หรือ ลงมือทำ สุดแล้วแต่ คุณยังสามารถพัฒนาให้ดีขึ้นตามลำพังหรือทำกันเป็นกลุ่มก็ได้ คุณแกรนด์กล่าว

ไม่สำคัญว่าคุณเป็นผู้เรียนแบบไหน จำไว้ว่า ไม่มีใครสมบรูณ์แบบ แต่ไม่ควรหยุดเดินหน้าทำสิ่งนั้นให้สมบรูณ์ “พวกเราล้วนมีข้อผิดพลาด” คุณไร้ท์กล่าว “เราไม่สามารถแยกจากข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้, แต่ด้วยความเป็นผู้จัดการโครงการ, พวกเราต้องคิดถึงปัญหาเหล่านั้นและจัดการแก้ไขให้ลุล่วง”

ถามว่าทักษะไหนที่สำคัญที่สุด

ก่อนที่จะมีการปรับปรุงทักษะด้านเทคนิด ผู้จัดการโครงการควรมุ่งไปที่ การพัฒนาทักษะของคน เช่น การสื่อสาร, การเจรจาต่อรอง, ภาวะผู้นำและการแก้ไขข้อขัดแย้ง คำพูดของ คุณพอลแมน ดาแรล กรุงลอนดอน ประเทศอักฤษ

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณไม่เก่งในเรื่องทำงบประมาณ คุณยังสามารถหาคนช่วยและเติมเต็มทักษะนั้นได้ แต่ถ้าคุณไม่มีทักษะด้านการสื่อสาร สิ่งนี้จะทำให้ทีมทั้งทีมของคุณอ่อนแอ

ทั้งนี้การพัฒนาทักษะด้านเทคนิคก็ยังมีความสำคัญ โดยเฉพาะในการทำงานโครงการะยะยาว “โดยปกติแล้วโครงการส่วนมากจะมีรายการทักษะที่ต้องการสำหรับโครงการนั้นๆตั้งแต่เริ่มงาน” คำพูดของ คุณโรเบริต แฟรนคีย์ม เมืองออลทาริโอ, ประเทศแคนาดา “ถ้าผู้จัดการคนหนึ่งต้องทำงานในโครงการใหญ่ตั้งแต่สามถึงหกปี  มันไม่ได้หมายความว่าผู้จัดการโครงการคนเดิมจะใช้ทักษะชุดเดิมกับโครงการใหม่ได้”

องค์กรสามารถช่วยพัฒนาทักษะของพนักงานได้อย่างไร

ในปี ค.ศ. 2011 มีผลสำรวจจาก แอคเซนเจอร์ ผู้ให้คำปรึกษามืออาชีพด้านการบริหารพนักงานจำนวน 1088 มี 55 เปอร์เซ็นต์ ที่พบว่าพนักงานไม่อยากที่จะพัฒนาทักษะใหม่ๆ เพื่อความสำเร็จในงานที่ทำอยู่รวมถึงงานในอนาคตด้วย อย่างไรก็ดี พบว่ามี คนงานอีก 21 เปอร์เซ็นต์ที่ได้พัฒนาทักษะใหม่ๆซึ่งเกิดขึ้นจากการที่บริษัทของพวกเขาจัดอบรมหรือมีการสนับสนุนให้เกิดการพัฒนาทักษะขึ้นภายใน 5 ปีที่ผ่านมา

นอกจากนี้มี 68 เปอร์เซ็นต์ที่เชื่อว่าการพัฒนาทักษะของตนเองนั้นควรเป็นสิ่งที่พวกเขาต้องดำเนินการด้วยตนเอง และมีเพียง 53 เปอร์เซ็นต์ของผุ้ว่างงานเข้าใจทักษะที่เป็นที่ต้องการของตลาดในอีกห้าปีข้างหน้า

ส่วนที่สำคัญที่สุด

ผู้ว่าจ้างทั้งหลายไม่ควรคาดหวังว่าพนักงานของเค้ามีทักษะหรือความรู้ที่จำเป็นในการทำงานอยู่แล้ว ทั้งนี้ผู้ว่าจ้างสามารถช่วยเพิ่มทักษะให้พนักงานได้ เช่นการให้การส่งพนักงานไปฝึกอบรม

การอบรม

ควรจะจัดให้ผู้จัดการโครงการมีการทำแบบประเมินตัวเองและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง อาทิเช่น บริษัท ฮัทช์ ใช้เวลาหลายปีสร้างการอบรมแบบ ออนไลน์ รู้จักในชื่อ ศูนย์การเรียนรู้ของฮัทช์ ตามคำบอกของ โรเบริต แฟรนกี้

ประเมินผลทีมงาน

บริษัทหลาย ๆแห่งได้นำเอาการวัดผลทีมงานของผู้จัดการโครงการเข้ามาใช้ โดยตั้งคำถามให้นายจ้างเข้าถึงจุดแข็งและจุดอ่อน ทั้งระดับปัจเฉกบุคคลและระดับองค์กร คำพูดของ ปีเตอร์ ซิลด์มิดท์

จัดกิจกรรมเพื่อการศึกษา

คุณซิลด์มิท์ ได้ยกตัวอย่างการตั้งกลุ่มที่ชื่อว่า “ถุงสีน้ำตาล”  ซึ่งกลุ่มนี้มีกิจกรรมเดือนละครั้ง โดยจัดให้พนักงานนำอาหารกลางวันมาทานร่วมกัน และทำการจับกลุ่มกันเพื่อถกเรื่องการศึกษาหรือเชิญวิทยากรมาให้ความรู้และให้แรงบันดาลใจเกี่ยวกับความสามารถของตนเอง เป้าหมาย  และแนวทางในอนาคต

–         by Matt Alderton