บทความโดย: คุณสกล ลาภอำนวยผล
คุณเคยได้รับคำแนะนำจากเจ้านายหรือผู้จัดการของคุณหรือไม่ว่า “การที่จะทำงานให้เสร็จทันเวลา คุณต้องเริ่มต้นจากกรอบเวลาที่อยากจะให้งานสำเร็จแล้วคิดย้อนกลับมา ซึ่งคุณคิดว่าคำแนะนำนี้คือเทคนิคการบริหารจัดการเวลาเพื่อให้โครงการเสร็จตรงตามกำหนดเวลาใช่หรือไม่
ในโลกแห่งความจริง โครงการต่างๆ ต้องมีการใช้ทรัพยากรกำลังคน เวลาและกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้งานเสร็จภายในแผนที่ตั้งไว้ แน่นอนว่าระยะเวลาการดำเนินงานโครงการจะเป็นไปตามแผน ถ้าปัจจัยที่กล่าวมาข้างต้นไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ซึ่งฟังดูแล้วอาจจะไม่ค่อยตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นในโลกของความเป็นจริงเท่าไหร่ เพราะในความเป็นจริงการดำเนินงานโครงการนั้นมีการปรับเปลี่ยนปัจจัยต่างๆอยู่เสมอๆ ดังนั้นเราจะมาลองทบทวนและพิจารณาเทคนิค ที่เป็น Best Practice ของการบริหารจัดการโครงการ และ ใน PMBOK ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้ในกรณีนี้
ในความเป็นจริงแล้ว เครื่องมือที่ใช้ในการกำหนดตารางเวลา อาทิเช่น Microsoft Project (ไมโครซอฟท์ โปรเจ็ค) มีสองเทคนิคที่นิยมใช้ในการจัดตารางเวลา ก็คือ การกำหนดตารางเวลาแบบไปข้างหน้า (ซึ่งต่อไปนี้จะใช้คำว่า Forward scheduling) และ การกำหนดตารางเวลาแบบย้อนหลัง (ซึ่งต่อไปนี้จะใช้คำว่า Backward Scheduling) โดยที่ Forward scheduling เป็นเทคนิคที่ผู้จัดการโครงการมีความคุ้นเคยมากที่สุด แนวคิดง่ายๆ คือเพียงแค่ระบุวันที่เริ่มต้นของโครงการ ต่อมาระบุงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมกับ dependencies (หรือความสัมพันธ์กันระหว่างงาน) และข้อจำกัดอื่น ๆ หลังจากนั้นปล่อยให้เครื่องมือการจัดตารางเวลาทำการคำนวณให้เองโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการแสดงเวลาเริ่มต้นของโครงการที่เร็วที่สุด หรือ การแสดงแผนภูมิแกนต์ Gantt chart หรือ การแสดงรูปแบบแผนภาพเครือข่าย (Network Diagram).
ในทางตรงกันข้าม Backward scheduling จะกำหนดวันที่เสร็จสิ้นของโครงการก่อนเป็นอันดับแรก และเครื่องมือที่ใช้ในการกำหนดตารางเวลาจะคำนวณวันที่เริ่มต้นของโครงการที่ช้าที่สุด แทนการเริ่มต้นของโครงการที่เร็วที่สุด และจะวาดเป็นแผนภูมิ Gantt Chart ซึ่งภาพต่อไปนี้แสดงให้เห็นถึงตัวอย่างของการกำหนดตารางเวลาแบบไปข้างหน้าและการกำหนดตารางเวลาแบบย้อนหลังใน Microsoft Project
Forward scheduling เป็นเทคนิคเพื่อใช้ในการตอบคำถามที่ว่า “โครงการจะเสร็จเมื่อไหร่ ถ้าเราเริ่มงานโครงการในวันที่เรากำหนด” ในขณะที่ Backward scheduling จะบอกเราว่า “เมื่อไหร่ที่โครงการควรจะเริ่ม เพื่อที่จะให้โครงการแล้วเสร็จตามวันที่เรากำหนด” ซึ่งสิ่งได้กล่าวมานี้ ก็คือหลักพื้นฐานของเทคนิคการจัดตารางเวลา
แผนภูมิ Gantt charts ต่อไปนี้ เป็นตัวอย่างของโครงการที่แสดงให้เห็นถึงการประเมินการจัดตารางเวลา (scheduling estimation) ทั้งแบบ Forward scheduling และ Backward scheduling ทั้งนี้ จำนวนงาน (Task), ระยะเวลาการทำงาน และ dependencies ของทั้งสองชาร์ตนั้นเหมือนกัน ข้อจำกัดเพิ่มเติมที่เราใส่ในงานที่ 5 และ งานที่ 8 คืองานที่ต้องมีการพึ่งพาทรัพยากรบุคคลที่เป็นคนคนเดียวกัน คือ (“ปีเตอร์”) เพื่อดำเนินงานโครงการให้แล้วเสร็จ
แผนภูมิแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าเทคนิคการจัดตารางทั้งสองนั้น ใช้เวลาเท่ากันคือ 15 วันเพื่อให้โครงการแล้วเสร็จ สมมติว่าเจ้าของโครงต้องการให้โครงการแล้วเสร็จในวันที่ 14 มิถุนายน (และวันนี้คือวันที่ 3 มิถุนายน) ดังนั้น ผู้จัดการโครงการควรจะดำเนินการดังต่อไปนี้
- ด้วยความต้องการจากเจ้าของโครงการที่ได้อธิบายไว้ข้างต้น หากเริ่มต้นโครงการในวันที่ 3 มิถุนายน เราจะต้องใช้เวลา 15 วันเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งเป็นวันที่ 21 มิถุนายน (ใช้เทคนิค forward scheduling)
- ถ้าเราต้องการให้โครงการแล้วเสร็จในวันที่ 14 มิถุนายน โครงการควรเริ่มต้นอย่างน้อยในวันที่ 27 พฤษภาคม ซึ่งต้องใช้ระยะเวลา 15 วัน (เทคนิค backward scheduling)
คำตอบทั้งสองนั้นอาจจะไม่ตอบสนองความต้องการของเจ้าของโครงการ แน่นอนว่าเจ้าของโครงการอาจถามต่อว่า “อะไรที่สามารถทำได้เพื่อให้โครงการนี้เป็นไปตามเป้าหมาย (คือวันที่14 มิถุนายน)” ถ้าอ้างอิงจาก PMBOK นั้น มีสองวิธีที่จะร่นระยะเวลาโครงการให้แล้วเสร็จตามกำหนด คือ:
- Crashing: คือเทคนิคที่ใช้ในการร่นระยะเวลาของโครงการ โดยการเพิ่มทรัพยากรในด้านต่างๆ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายตามมา
ตัวอย่างของการ crashing เช่น อนุมัติการทำงานล่วงเวลา, การเพิ่มกำลังคน หรืออัดฉีดเพื่อร่นระยะเวลาของกิจกรรมที่ยาวที่สุดของโครงการ หรือ Critical path โดยที่ เทคนิค Crashing นี้จะใช้เฉพาะสำหรับกิจกรรมบน Critical path เท่านั้น โดยที่ทำการเพิ่มเติมทรัพยากรเพื่อจะร่นระยะเวลาของกิจกรรมให้สั้นลง เทคนิค Crashing ไม่ได้เป็นคำตอบสุดท้ายในการร่นระยะเวลาเสมอไป และอาจส่งผลให้เกิด ความเสี่ยง และ/หรือค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นกับโครงการได้
- Fast tracking: เป็นเทคนิคการร่นตารางเวลา ในกิจกรรมหรือขั้นตอนการทำงานปกติที่ทำเป็นตามลำดับก่อนหลัง วิธีการคือกิจกรรมดังกล่าวจะถูกนำมาดำเนินการเป็นคู่ขนานกันเป็นเวลาอย่างน้อยส่วนหนึ่งของระยะเวลาทั้งหมด ตัวอย่างเช่น เราอาจเริ่มการสร้างฐานรากของอาคาร ก่อนที่แบบสถาปัตยกรรมจะเสร็จสิ้นทั้งหมด โดยที่ Fast tracking อาจส่งผลให้เกิดการทำงานซ้ำหลายครั้ง และมีความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้น โดยเทคนิค Fast tracking จะใช้ได้ในกิจกรรมที่สามารถทำคู่ขนานกันได้เพื่อลดระยะเวลาของโครงการ
ลองมาประยุกต์ใช้เทคนิค crashing และเทคนิค Fast tracking จากกรณีตัวอย่างในตารางเวลาข้างต้น เราจะทำการเพิ่มกำลังคนเพื่อให้งาน 2, 5, 8 และ 7 เสร็จเร็วขึ้น ซึ่งเมื่อทดลองเงื่อนไขนี้กับ backward scheduling เป็นผลให้วันที่เริ่มต้นโครงการไม่ได้เป็นไปอย่างที่คาด กล่าวคือเกิดก่อนวันที่ปัจจุบัน (วันที่ 3 มิถุนายน) อย่างไรก็ตามเรายังสามารถปรับตารางเวลานี้ได้ โดยขยับงานที่ 6, 7 และ 8 ให้เริ่มดำเนินการเร็วขึ้น ซึ่งเป็นผลให้โครงการสามารถเริ่มดำเนินการในวันที่ 3 มิถุนายนได้ เช่นเดียวกับเทคนิค Forward scheduling ที่แสดงในตารางข้างล่าง คุณจะพบว่าผลลัพธ์ออกมาเหมือนกันทั้ง 2 เทคนิค
Fast tracking เป็นอีกหนึ่งเทคนิคในการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับตารางเวลา เพื่อทำให้งานสามารถจะดำเนินในแบบคู่ขนานกันไป ในเทคนิคนี้ความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ (dependencies) อาจจะต้องมีการยกเลิกหรือปรับเปลี่ยนให้ดีขึ้น สำหรับตัวอย่างของเรานั้น เราได้เพิ่มกำลังคนชื่อโรเบิร์ต ซึ่งเขาก็มีทักษะเช่นเดียวกันกับปีเตอร์ที่ได้รับมอบหมายเพื่อทำงานที่ 8 ดังนั้นงานที่ 5 และ 8 สามารถดำเนินการในแบบคู่ขนานกันไปได้ สมมติว่าเราสามารถเริ่มต้นงานที่ 4 และ 5 ได้ก่อนที่งานก่อนหน้าของงานทั้งสองต้องดำเนินการเสร็จสิ้นเป็นเวลา 1 วัน ดังนั้นงานที่ 4 และ 5 จะซ้อนทับกันในตอนท้ายของงานก่อนหน้า ดังตัวอย่างของแผนภูมิแกนต์ด้านล่างแสดงให้เห็นว่าระยะเวลาของโครงการจะตรงกับความต้องการของเจ้าของโครงการพอดี
เทคนิค Crashing และ Fast tracking สามารถนำมาประยุกต์ใช้ร่วมกันได้ ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับกำลังคนที่จะสามารถเพิ่มเข้าไปในโครงการ และ ลำดับความสัมพันธ์ก่อนหลังของงานต่างๆ
ย้อนกลับมาที่คำถามว่า “การวางแผนแบบย้อนกลับหรือ Backward scheduling สามารถทำให้กำหนดการของโครงการตรงตามกำหนดเวลาได้หรือไม่” จากกรณีตัวอย่างที่เราแสดงให้เห็นข้างต้นแล้วว่า การทำ Forword scheduling หรือ Backward scheduling เพียงอย่างเดียวจะไม่สามารถที่จะกำหนดตารางทำงานให้มีประสิทธิภาพได้ ทว่าการใช้เทคนิค Crashing หรือ Fast tracking หรือ ใช้ทั้งสองเทคนิคสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการกำหนดตารางเวลาในการดำเนินงานโครงการได้ โดยทั้งสองเทคนิคนี้ สามารถนำไปใช้ได้ทั้งกับ Forward และ Backward scheduling แต่ถึงอย่างไรก็ตาม เมื่ออ้างอิงถึงข้อจำกัด 3 ประการในการบริหารงานโครงการ (ขอบเขตของงาน, ค่าใช้จ่าย และตารางเวลา) การเพิ่มกำลังคนให้มากขึ้น หรือมีการทำงานล่วงเวลาจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นตามลำดับด้วย ดั้งนั้นเจ้าของโครงการจำเป็นต้องมีการยอมรับและอนุมัติ ไม่เพียงแต่การแก้ไขตารางเวลา (ให้สั้นลง)เท่านั้น แต่ยังจำเป็นที่จะต้องอนุมัติค่าใช้จ่ายที่มีผลต่อการเพิ่มประสิทธิภาพของตารางเวลาด้วย แต่อย่างไรก็ตาม เทคนิคที่ PMBOKได้กล่าวไว้ มีความเป็นไปได้ที่จะทำให้การส่งมอบโครงการเป็นไปภายในระยะเวลาที่กำหนดตามที่เจ้าของโครงการต้องการ
หมายเหตุ: ความหมาย และนิยามของ Crashing และ Fast Tracking คัดลอกมาจาก PMBOK 5th edition.
เกี่ยวกับผู้เขียน
คุณสกล ลาภอำนวยผล เป็นผู้จัดการโครงการได้รั บการรับรองประกาศนียบัตร PMP และสำเร็จการศึกษาระดับปริ ญญาตรีด้านวิทยาศาสตร์คอมพิ วเตอร์จากมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เขามีประสบกาณ์เป็นที่ยอมรับกว่า 20 ในอุตสาหกรรมเทคโนโลยี สารสนเทศซึ่งรวมถึงประสบการณ์ 14 ปีในการจัดการโครงการที่ดำเนิ นการเทคโนโลยี สารสนเทศในการธนาคาร, อุตสาหกรรมการผลิตและอุ ตสาหกรรมค้าปลีก คุณสกลมีความเชี่ยวชาญด้ านเทคโนโลยีและมีพื้นฐานในด้ านวิศวกรรมซอฟแวร์, การพัฒนาซอฟแวร์และบูรณาการระบบ