ผู้เขียน Skon Lapamnuaypol, PMP
หนึ่งในหัวข้อที่ได้รับความนิยมเกี่ยวกับการบริหารจัดการโครงการ คือหัวข้อเราจะประยุกต์ใช้แนวคิดแบบ Lean อย่างไรในโครงการต่างๆ หรือเรียกว่า “การบริหารจัดการโครงการแบบ Lean” ในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) มีทฤษฏีที่หลากหลาย เช่น การบริหารจัดการโครงการแบบ Agile และการเขียนโปรแกรมแบบ Extreme ซึ่งเป็นที่รู้จักกันดีและได้รับการยอมรับในวงการ เมื่อพูดเกี่ยวกับ “Lean” โดยส่วนตัวผมมักจะคิดถึงประสบการณ์ทำงานเกี่ยวกับแนวคิดแบบ Lean และการประยุกต์วัฒนธรรมการทำงานในช่วงที่ผมทำงานบริหารโครงการด้านไอทีในโรงงานโตโยต้าประเทศไทย ระบบการผลิตของโตโยต้า หรือ Toyota Production System (TPS) คือที่มาของไอเดียการผลิตแบบ Lean ซึ่งถูกนำมาใช้ในภายหลังโดยอุตสาหกรรมอื่น ๆ อาทิไอทีและบริการทางการเงิน ในบทความนี้ผมต้องการที่จะแบ่งปันประสบการณ์ส่วนตัวที่ได้รับในการดำเนินงานโครงการที่โตโยต้ามอเตอร์ประเทศไทย
หนึ่งในโปรแกรมที่มีขนาดใหญ่ของอุสาหกรรมโตโยต้าในประเทศไทย ก็คือ IMV ซึ่งย่อมาจาก “International Multi Vehicle” IMV มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างฐานการผลิตของโตโยต้าในประเทศไทย ซึ่งเป็นหนึ่งในโรงงานประกอบรถยนต์สำหรับภูมิภาคนี้
วันที่ผมได้รับการแนะนำให้รู้จักกับโปรแกรมดังกล่าว ผมอยู่กับทีมงานในห้องเดียวกันกับผู้ให้บริการรายอื่นที่กำลังดำเนินการโครงการอื่น ๆ ภายใต้โครงการ IMV พวกเราคือผู้ให้บริการที่มาจากภายนอกองค์กรที่ได้ทำงานในโครงการต่างๆ ให้ โตโยต้า ประเทศไทย ห้องทำงานของเรามีชื่อว่าห้อง IMV ใกล้ห้อง IMV มีอีกห้องหนึ่งชื่อว่า OBEYA โดยการค้นหา ใน Google ผมได้เรียนรู้ว่า OBEYA หมายถึง “War Room” ซึ่งห้อง OBEYA เป็นห้องที่ทุกฝ่ายที่มีส่วนร่วมในโปรแกรมหรือโครงการนี้ใช้ในการสื่อสารและลดขั้นตอนการตัดสินใจเพื่อให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น นอกจากนี้ผมพบว่าห้อง IMV ก็เคยเป็นห้อง OBEYA มาก่อน หลายปีต่อมาหลังจากการศึกษา TPS ด้วยตนเอง ผมเข้าใจว่านี่เป็นเทคนิค ที่จะลดการสูญเสียเวลาในการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น หากต้องทำการตัดสินใจแบบเร่งด่วน ทีมงานจะทำงานร่วมกันในห้อง OBEYA เพื่อแก้ปัญหาได้อย่างทันที โดยไม่ต้องเขียนอีเมล์และรอการตอบจากผู้รับ ในกรณีที่แย่ที่สุดคือถ้าข้อความนั้นมีความไม่ชัดเจนจะเป็นผลให้มีการส่งและรับอีเมล์มากมายหลายรอบ ดังนั้นการทำงานในบริเวณเดียวกัน จะช่วยเพิ่มการสื่อสารอย่างมีนัยสำคัญ
ภายในห้อง IMV หรือ IMV OBEYA จะมีแผนภูมิภาพ ไดอะแกรม รายงานสถานะความคืบหน้า เหตุการณ์สำคัญๆ บนผนัง หนึ่งในชาร์ตที่ผมประทับใจเสมอมาคือแผนภูมิ Gantt ชาร์ต ที่ถูกพิมพ์บนหน้า A3 ต่อกันหลายๆแผ่น เพื่อใช้ในการติดตามสถานะปัจจุบันและสถานะที่เกิดขึ้นจริงบนแถบงาน เส้นๆหนึ่งถูกเชื่อมระหว่างเข็มหมุดต่อๆกันเป็น “เส้นความคืบหน้า” รูปด้านล่างแสดงให้เห็นถึงไอเดียนี้ โดยที่เส้นสีเหลืองทำหน้าที่เชื่อมโยงหมุดเข้าด้วยกัน
สมัยก่อนถ้าผมต้องรายงานแสดงสถานะและตารางการทำงานโครงการรายสัปดาห์ ผมจะพิมพ์ตารางเวลาที่มีเส้นความคืบหน้าที่สร้างขึ้นจากซอฟแวร์ลงบนกระดาษ A3 หลายๆ แผ่น และจะนำมันมาติดบนผนัง แต่การพิมพ์และการจัดหน้ากระดาษขนาดใหญ่หลายๆ แผ่น จะต้องใช้เวลาและความพยายามที่จะทำให้มันดูดีและเหมาะสม
โดยการใช้วิธีปักหมุดและลากเส้นนั้น ทำให้เส้นความคืบหน้าโครงการสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างง่ายดายโดยการย้ายหมุดไปยังตำแหน่งที่ถูกปรับปรุงในแผนภูมิ นี่คืออีกตัวอย่างของการลดหรือกำจัดการทำงานที่ไม่เกิดประโยชน์หรือเสียเวลา ยังมีอีกหลายๆ เทคนิคเพื่อทำให้ง่ายต่อการทำงานซึ่งผมเรียนรู้ในหลายปีต่อมาจากการอ่านและพยายามเข้าใจแนวคิดแบบ TBS
ในงานโครงการ ผู้ให้บริการจะถูกขอให้ทำรายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์บนหนึ่งหน้ากระดาษขนาด A3 ซึ่งทำให้เราสามารถดูตารางการทำงานและสัญญาณบ่งบอกความล่าช้าได้ง่าย ผมไม่สามารถแสดงตัวอย่างรายงานในบทความนี้เพราะมันเป็นเนื้อหาที่เป็นลิขสิทธิ์ของโตโยต้า ทั้งนี้รายงานจะถูกวางอยู่ด้านบนของรายงานที่ผมกล่าวไว้ก่อนหน้านี้โดยใช้หมุดหรือคลิปดำเป็นตัวยึดไว้
แนวคิดเช่น OBEYA แผนภูมิภาพ, ไดอะแกรมหรือรายงานติดบนผนัง ช่วยในการมองเห็นสถานะของโครงการพร้อมทั้งรายละเอียดและข้อมูลของโครงการ ซึ่งมีความแตกต่างเป็นอย่างมากจากโครงการที่ผมเคยทำงานกับลูกค้าเจ้าอื่น ๆ หรืออุตสาหกรรมอื่น ๆ ที่บางส่วนของพวกเขารู้สึกว่าการติดกระดาษบนผนังเป็นงานที่ยุ่งยากหรืออาจจะเป็นเพียงวิธีการแสดงความภาคภูมิใจในการทำงาน
ผมตระหนักถึงคุณค่าของแนวคิดที่แตกต่างกัน เมื่อทีมของผม ได้ดำเนินการโครงการ “ระบบตรวจสอบระบบการผลิต” ในสายการประกอบรถยนต์ โดยมีแนวคิดที่เรียกว่า “Jidoka” ซึ่งหมายถึงระบบอัตโนมัติด้วยการสัมผัสของมนุษย์ ถ้าคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้สามารถดูได้ที่เว็บไซต์ TOYOTA-global.com ทั้งนี้การควบคุมเสมือน (visual control) คืออีกแนวความคิดที่จะไปพร้อมกับไอเดียแบบ “Jidoka” เมื่อเกิดปัญหาขึ้นในสายการผลิต ไฟฟ้าหรือดิจิตอลบอร์ด (เรียกว่า “Andon”) จะส่งสัญญาณเตือนภัยเพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถระบุปัญหาได้ทันที แนวคิดการควบคุมเสมือนคือแนวความคิดของการวางแผนผัง แผนภูมิและรายงานบนผนังเพื่อให้ทีมงานในโครงการ สามารถดูปัญหาที่เกิดในโครงการได้ทันที โดยไม่ต้องไปดูข้อมูลที่มีรายละเอียดมากๆ TPS ไม่เพียงแต่ใช้ในการบริหารจัดการเป็นเลิศในการปฏิบัติงานโรงงานประกอบของโตโยต้า แนวคิด TPS ยังมีการขยายไปยังผู้ให้บริการและผู้แทนจำหน่ายต่างๆ ซึ่งจะทำให้ห่วงโซ่อุปสงค์ อุปทาน และการประมวลผลมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลอย่างมาก
อย่างไรก็ดีโตโยต้ายังไม่ได้นำทุกแนวคิดของ TPS มาประยุกต์ใช้ในโครงการไอที ตัวอย่างเช่นแนวคิดการควบคุมเสมือนได้ถูกนำมาใช้โดยปราศจากแนวความคิด “Jidoka” ในลักษณะเดียวกันขณะที่ทั้งสองทำงานร่วมกันในสายการประกอบรถยนต์ นอกจากนี้แนวคิด Just-in-Time (JIT) จะไม่ถูกนำมาประยุกต์ใช้ในการจัดการโครงการของพวกเขา เพราะ JIT จะเหมาะสำหรับงานการปฏิบัติการมากกว่าที่จะเหมาะกับโครงการไอที
การเรียนรู้จากโตโยต้าที่สำคัญที่ผมอยากจะแบ่งปันประสบการณ์ในด้านไอที คือ TPS หรือแนวคิดของ Lean ซึ่งเป็นวัฒนธรรมของพวกเขา ทุกขั้นตอนการทำงานในโครงการด้านไอทีจะสอดคล้องกับปรัชญาและแนวคิดการทำงานของโตโยต้า สำหรับคนที่อยู่นอกองค์กรก็ยากที่จะได้เห็นและเข้าใจการประยุกต์ใช้ TPS หรือแนวคิด Lean ของโตโยต้า เมื่อต้องการทำเช่นโตโยต้าอาจจำเป็นต้องใช้ระยะเวลาที่ยาวนานในการสร้างวัฒนธรรมในการทำงานแบบ Lean Team แต่อย่างไรก็ตามนั่นไม่ได้หมายความว่า แนวคิดที่นอกเหนือจากโตโยต้าไม่ได้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการโครงการ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมวัฒนธรรมและปัจจัยภายใน / ภายนอก
สุดท้ายผมรู้สึกว่าผมโชคดีมากที่ได้มีโอกาสทำงานในโครงการของโตโยต้า ซึ่งมันได้ช่วยให้ผมเข้าใจอย่างมากถึงหัวใจของการผลิตแบบ Lean แม้ว่าจะซึมซาบได้ไม่มากเท่ากับการเป็นวิศวกรยานยนต์ ผมประทับใจมากกับวัฒนธรรมและวิถีของการทำงานในโตโยต้า อย่างไรก็ตามนี่เป็นความเห็นส่วนตัวของผมตามประสบการณ์ที่ได้เรียนรู้ และติดตามศึกษา TPS ด้วยตนเอง ส่วนตัวผมเชื่อว่ามันเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่จะนำแนวคิดนี้ไปสู่องค์กรหรือโครงการอื่น ทว่าผมไม่ประหลาดใจว่าทำไมมีบทความเกี่ยวกับโรงงานรถยนต์ของชาวตะวันตกที่ล้มเหลวจากการนำ TPS มาใช้ เพราะเหตุผลที่ว่าแนวคิด TPS ไม่สามารถปรับใช้ในวัฒนธรรมของพวกเขา แนวคิดการจัดการโครงการแบบ Lean ยังคงเป็นตัวเลือกที่ดี คุณเพียงแค่ต้องไปหาวิธีการที่เหมาะสมที่จะนำมันเข้าไปในองค์กรหรือโครงการของคุณ
ถ้าคุณมีความสนใจที่จะอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับปรัชญาและแนวคิดของ TPS คุณสามารถค้นหาและอ่านจากเว็บไซต์ของโตโยต้า