บทความโดย เกล็น ไรอัน
จัดตั้ง Project Management Office ทำไมและอย่างไร
- คุณและองค์กรของคุณคุ้นเคยกับปัญหาเหล่านี้หรือไม่
- โครงการที่ไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร
- ไม่สามารถบริหารจัดการความคาดหวังของผู้ลงทุน
- ขาดบุคคลากรที่มีความรู้ความชำนาญ
- โครงการมักจะเสร็จช้ากว่ากำหนดการ
- งบประมาณโครงการเกินกว่าที่วางแผนไว้
เป็นเวลากว่าทศวรรษที่ทุก บริษัท ทั่วโลกได้เผชิญหน้ากับความท้าทายในการบริหารจัดการโครงการ ดังที่จะชี้ให้เห็นนัยสำคัญจากกรณีศึกษาที่น่าสะเทือนใจแสดงให้เห็นว่า บริษัทที่ปิดตัวลงจากการล้มละลายโดยทั่วไปแล้วจะเนื่องมาจากความล้มเหลวของโครงการอย่างร้ายแรง และในทิศทางเดียวกับแนวโน้มของเหตุการณ์นี้ผู้บริหารได้ศึกษาวิธีการในการบริหารจัดการโครงการของพวกเขาในลักษณะที่มีการควบคุมมากขึ้น ในบรรดาตัวเลือกต่างๆ การบริหารจัดการโครงการโดยการใช้ Project Management Office (PMO) เป็นแนวทางที่ทั่วโลกให้การสนับสนุนและผลักดันมากขึ้น งานวิจัยเกี่ยวกับมูลค่าของการบริหารจัดการโครงการในปี 2000 พบว่ามีเพียง 47% ของบริษัทที่มีองค์กร PMO แต่ทว่าในปี 2012 ร้อยละที่ได้เพิ่มขึ้นเกือบสองเท่าเป็น 87%
อะไรคือ Project Management Office?
ตาม PMBOK, PMO คือ โครงสร้างการบริหารจัดการที่สร้างมาตรฐานกระบวนการกำกับดูแลโครงการและอำนวยความสะดวกในการจัดสรรทรัพยากร วิธีการ เครื่องมือและเทคนิค ทั้งนี้บทบาทหลักของ PMO คือการสนับสนุนผู้จัดการโครงการในหลายๆ ด้านเพื่อปรับปรุงการส่งมอบโครงการอันรวมไปถึง:
- การระบุและการพัฒนาวิธีการส่งมอบโครงการการ กระบวนการที่ดี และมาตรฐานต่างๆที่ใช้ในโครงการ
- การพัฒนาและการจัดการโครงการ ในด้านนโยบาย ขั้นตอน แม่แบบและเอกสารอื่น ๆที่ใช้ร่วมกัน
- การดำเนินการตามกระบวนการกำกับดูแลการจัดการ /ผลการดำเนินงานโครงการ
- ตรวจสอบ / ควบคุม ประสิทธิภาพของงานโครงการ
- การฝึกอบรม ให้คำแนะนำและให้คำปรึกษาแก่ผู้จัดการโครงการ
- การจัดการทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันกับโครงการอื่นๆ ก็จะถูกบริหารโดย PMO
โดยสรุปแล้ว PMO คอยดูแลโครงการให้เกิดประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับการจัดการมาตรฐานการปฏิบัติที่ดี ที่มีความต่อเนื่องและทันต่อเหตุการณ์ ทั้งนี้ยังรวมไปถึงที่บทเรียนที่ได้รับ นอกจากนี้การอำนวยความสะดวกในการประสานงานและการสื่อสารในโครงการรวมทั้งประสานงานกับผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท ฯ อันหมายรวมถึงการจัดการใด ๆ ทั้งการตัดสินใจในเรื่องที่สำคัญ ทั้งนี้เป็นผลให้โครงการจะถูกควบคุมดูแลอย่างเข้มข้นมากขึ้นและ ยังสามารถพบความผิดปกติในการดำเนินงานโครงการตั้งแต่เนิ่นๆ
ผลการสำรวจจากทั่วโลกที่จัดทำโดย PM Solutions1 ในปี 2012 แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่า PMO จะเพิ่มขึ้นและเป็นส่วนที่จำเป็นขององค์กร และมีค่ากับธุรกิจเป็นอย่างมาก นอกจากนี้การมี PMO ยังเป็นผลให้เกิดการลดความผิดพลาดของโครงการลงถึง 30%, การเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าขึ้น 31% และ การเพิ่มประสิทธิภาพการส่งมอบของโครงการภายใต้งบประมาณที่กำหนดถึง 25% และหาก PMO ในองค์กรใดมีความสามารถในการควบคุมรวมถึงโน้มน้าวการส่งมอบงานโครงการได้มากเท่าใด องค์กรนั้นก็จะได้รับประโยชน์มากขึ้นเท่านั้น
แม้ว่าการมี PMO จะมีประโยชน์มากต่อองค์ แต่การดำเนินการจัดตั้ง PMO ได้นั้น ต้องการการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญภายในองค์กร และต้องการการบริหารจัดการอย่างระมัดระวัง แน่นอนว่าจะมีผลกระทบต่อการดำเนินการของผู้ปฏิบัติการในการส่งมอบโครงการ ความท้าทายหลักๆ รวมไปถึง การกำหนดบทบาทและหน้าที่ของ PMO และ การได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารหรือผู้สนับสนุนระดับสูงในการจัดตั้ง PMO ปัจจัยสำคัญอื่น ๆ รวมถึง การกำหนด การคัดสรรและมาตรฐานของเครื่องมือและกระบวนการของ PMO , การสรรหาผู้ที่จะมาเป็น PMO, การมีส่วนร่วมของผู้ที่เกี่ยวข้อง และการมุ่งเน้นให้เห็นคุณค่าของการมี PMO ต่อองค์กรตั้งแต่เนิ่นๆ ทั้งนี้ทั้งนั้น ปัจจุบันมีการนำ PMO มาใช้ในองค์กรต่างๆ เพิ่มมากขึ้น ทำให้เราสามารถศึกษา เรียนรู้และนำบทเรียนเหล่านั้นมาประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
อ้างอิง: 1The State of the PMO 2012, PM Solutions.
เกี่ยวกับผู้เขียน
เกล็น ไรอัน M.Sc., PMP
คุณเกล็น มีประสบการณ์การทำงานและคร่ำหวอดในด้านการจัดการโครงการ/โปรแกรม, การจัดการการเปลี่ยนแปลงองค์กร และให้คำปรึกษาทางธุรกิจอย่างหลายหลากอันรวมไปถึงอุตสาหกรรมด้านการดูแล
สุขภาพ ด้านการบริหารทรัพยากรและด้านงานของภาครัฐ
ในช่วงปี 2006-2012 เขามีบทบาทเป็นผู้จัดการโปรแกรม / ผู้อำนวยการโครงการ กับ 3 บริษัทซึ่งเป็นผู้ผลิตซอฟต์แวร์ด้านการรักษาพยาบาลในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ที่เป็นบริษัทผู้นำด้านโซลูชั่นที่เกี่ยวกับสุขภาพ ทั้งในกรุงเทพฯ, สิงคโปร์, กัวลาลัมเปอร์และมะนิลา
คุณเกล็นได้รับการรับรอง PMP ในปี 2004 และตั้งแต่นั้นมาก็ได้ให้การสนับสนุนการพัฒนาทักษะบริหารจัดการโครงการในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้