Petros Rigas – Page 9 – Project Management Institute Thailand Chapter

Extracting Value from Consultants

Lecture DetailsSpeaker ProfileRegister HereLecture Details Taking control of the consulting process in any business environment is vital. The right type of consultant, will bring value to an organization and credit to the managers who hire them. The consulting industry has evolved from a profession where work was undertaken on the basis of trust and a [...] Read More

Managing Stress and Anxiety in Project Management

Lecture DetailsSpeaker ProfileRegister HereLecture Details In today’s fast paced Project environments, it’s easy to get over-stressed, anxious and over-whelmed. Sadly, in university, we were never taught how to manage our emotions during stressful & anxious events. This is why it’s so important to continually develop our Soft Skills and EQ management skills. You and your [...] Read More

SURVIVING AND SUSTAINING PMOs WITHIN ORGANIZATIONS

Lecture DetailsSpeaker ProfileRegister HereLecture Details Project Management Office (PMO) is one of the project management best practices significantly introduced to organizations to ensure project achievement. Nevertheless, many PMOs were set up and have been struggling to show their values to stakeholders. Some are perceived from the management that they are ‘OVERHEAD’. Some are not respected [...] Read More

การบริหารการเปลี่ยนแปลงคือส่วนหนึ่งของการบริหารโครงการ

โดย เควิน เทเลอร์ PMP การบริหารการเปลี่ยนแปลงได้ถูกนิยามอย่างน้อย 2 คำจำกัดความในเชิงการบริหารโครงการ อย่างแรกคือคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของโครงการหรือโครงงานที่ อนุมัติหรือยกเลิกการเปลี่ยนแปลงของโครงการ อย่างที่สองคือการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงในเชิงองค์กรที่ให้ความสำคัญบุคคลากรที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง ใน PMBOKนั้นอ้างถึงคำนิยามอย่างที่สองในรูปของปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อองค์กร (Enterprise Environmental Factors) และแผนการจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management) อะไรคือการบริหารการเปลี่ยนแปลง ? ก่อนอื่นอยากจะขอแนะนำคำว่า การบริหารกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Management หรือBPM)และ นักวิเคราะห์ธุรกิจ (Business Analystsหรือ BA)ถึงแม้ว่าจะฟังดูคล้ายกัน BPMจะเน้นไปที่การปรับปรุงเพิ่มเติมในส่วนของลำดับขั้นตอนการปฏิบัติงานทางธุรกิจ และปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงาน หากคุณต้องการที่จะปรับลำดับขั้นตอนการทำงานในระดับแผนกนั่นหมายความว่าคุณต้องการผู้เชี่ยวชาญด้าน BPMที่มีทักษะมาช่วยดูแลประเด็นต่างๆ คุณควรจะคิดถึงการบริหารกระบวนการทางธุรกิจในมุมของนักออกแบบที่มีความเฉียบคมทางธุรกิจ ในทางกลับกันนักวิเคราะห์ธุรกิจ (BA)อาจมุ่งเน้นไปที่การเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ซึ่ง BAจะดำเนินการตามสิ่งที่เรียกว่า BABOK ต่อจาก PMBOK[i]ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็น BPMหรือ BAสามารถแยกออกจากกัน แต่อย่างไรก็ดีโครงการจะประสบความสำเร็จมากกว่าเมื่อทั้งสองสิ่งที่กล่าวไปนั้นดำเนินการไปด้วยกันภายใต้การนำของผู้จัดการโครงการ การบริหารการเปลี่ยนแปลงหมายถึงการประยุกต์วิธีการแบบเป็นระบบเพื่อช่วยให้ผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนั้นประสบความสำเร็จได้ด้วยการสร้างการสนับสนุน การสร้างภูมิต้านทาน การพัฒนาความรู้ความสามารถในการจัดการการเปลี่ยนแปลง (การบริหารผู้ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง)[ii]บริษัทใดก็ตามที่ต้องการความร่วมมือจากพนักงานเพื่อการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน อาจจะต้องจัดตั้งโครงการบริหารการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนโครงการทั้งนี้เพื่อที่จะมีส่วนร่วมในแผนการสื่อสารกับทางทีมทรัพยากรบุคคล เพราะอะไรจึงต้องเกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล? บางทีคนเราต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นทางตรงหรือทางอ้อม […]

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

โดย เดฟ เวคแมน PMP การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งที่ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องพบ และยิ่งจะเป็นความท้าทายมากขึ้นไปอีก หากผู้จัดการโครงการต้องทำงานร่วมกับทีมงานที่มีพื้นฐานที่ต่างกันและมีอุปนิสัยที่ต่างกัน ในฐานะที่เป็นผู้จัดการโครงการคุณจะได้พบกับความท้าทายไม่ว่าจะจากภายในและภายนอก หากคุณมีทีมโครงการที่อยู่ในที่ต่างๆกัน มีสมาชิกของทีมจากภูมิภาคต่างๆกันและรวมถึงภูมิหลังที่ต่างกัน สิ่งเหล่านี้อาจทำให้คุณทำงานได้ยากขึ้น 3 สิ่งที่จะช่วยให้การสื่อสารของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจตามมาจากการจัดการทีมงานที่มีพื้นฐานที่ต่างกันมีดังนี้ ตั้งวัตถุประสงค์และความคาดหวังที่ชัดเจน: หนึ่งในความท้าทายของการบริหารโครงการต่างๆคือการหาวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับทีมของคุณให้ได้ไม่ว่าสมาชิกในทีมจะมีพื้นฐานที่แตกต่างกันเท่าไรก็ตาม ความท้าทายนี้สามารถถูกลดลงด้วยการมุ่งเน้นไปที่การตั้งวัตถุประสงค์และความคาดหวังที่ชัดเจน วิธีการดังกล่าวจะทำให้คุณกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับสมาชิกในทีม และในฐานะที่คุณเป็นผู้จัดการโครงการคุณสามารถใช้เทคนิคของภาษาและการสื่อสารในการบอกกล่าวถึงวัตถุประสงค์และความคาดหวังต่างๆ นอกจากนี้คุณสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้จากการกำหนดระยะเวลาและมาตรฐานของโครงการที่ชัดเจน ซึ่งจะเป็นผลให้ทีมของคุณมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนที่พวกเขาสามารถวัดประสิทธิภาพของตนเองได้ วางแผนการสื่อสาร: เมื่อใดก็ตามที่คุณบริหารโครงการ เป้าหมายหลักคือการเป็นวิทยากรของการสื่อสาร ในขณะที่โครงการดำเนินไปตามเฟสต่างๆมัก เป็นผลให้ข้อมูลที่ได้รับเข้ามามีจำนวนมากจนไม่รู้ว่าข้อมูลใดควรสื่อสารและข้อมูลใดไม่ควรสื่อสาร ทั้งนี้การวางแผนการสื่อสารจะช่วยให้คุณมีตารางที่ชัดเจนและมีไอเดียว่าใครที่จะต้องสื่อสารด้วย ต้องสื่อสารด้วยเมื่อใด และวิธีใดที่ดีที่สุดที่จะได้ข้อมูลมา หนึ่งในวิธีที่ดีที่ควรจะใช้ในการวางแผนการสื่อสารของคุณคือการพยายามที่จะค้นพบให้ได้ว่ามีใครบ้างที่เป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ แล้วจึงจัดลำดับความสำคัญของบุคคลหรือกลุ่มเหล่านั้น เพื่อที่จะหาวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ให้อำนาจแก่ทีมของคุณ: เพราะว่าบทบาทของผู้จัดการโครงการขึ้นอยู่กับการสื่อสารเป็นอย่างมาก ซึ่งเป็นการยากที่จะรับความต้องการต่างๆทั้งหมดด้วยตนเอง ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะให้ทีมของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสื่อสารข้อมูลที่สำคัญแทนคุณ อย่างไรก็ดีคุณไม่ต้องการทำสิ่งดังกล่าวกับข้อมูลทั้งหมด แต่มันเป็นการสื่อสารที่ค่อนข้างมีประสิทธิภาพโดยการใช้การสื่อสารข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีมบางคนที่มีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และคอยให้คำปรึกษาเขาในการขอข้อมูลอย่างถูกที่ถูกเวลา วิธีนี้จะช่วยลดภาระในการสื่อสารของคุณและยังสามารถช่วยแก้ปัญหาการสื่อสารบางอย่างได้อีกด้วยเพราะทีมของคุณบางคนอาจมีความสัมพันธ์ที่กว่าหรือไม่ก็สามารถสื่อสารในลักษณะที่มีประสิทธิภาพกับคนบางคนหรือกลุ่มบางกลุ่ม การให้อำนาจกับทีมของคุณนั้นสามารถทำได้ในหลายๆรูปแบบ วิธีหนึ่งที่ได้ผลดีคือการให้โอกาสกับสมาชิกในทีมแก้ปัญหาเฉพาะหน้าและให้พวกเขาทำผิดพลาดบ้าง ในการสร้างสภาวะแวดล้อมที่มีการโน้มเอียงไปในทางการแก้ปัญหาต่างๆ เป็นการบอกว่าคุณกำลังให้อำนาจแก่ทีมของคุณให้ทำงานให้ดีที่สุดและให้ทีมของคุณรู้ว่าพวกเขาจะได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการโครงการของเขา อย่างไรก็ดีนี่เป็นเพียงแค่การเริ่มต้นของกระบวนการบริหารการสื่อสารในโครงการของคุณเท่านั้น หากมีข้อเสนอแนะใดๆสามารถนำมาแบ่งปันกันได้ครับ Dave Wakeman เป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการพัฒนาองค์กร โดยการทำงานร่วมกับลูกค้าช่วยแก้ปัญหาอย่างใกล้ชิด เช่นการจัดการการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ ความเป็นผู้นำ และการสื่อสารอย่างถูกวิธี Dave เป็นนักเขียนพิเศษให้กับสถาบันบริหารโครงการ […]

การบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

โดย Athrym Ong ในปี 2013 PMBOK เวอร์ชั่นที่ 5 ได้มีการเปลี่ยนแปลงเป็นอย่างมากและมากที่สุดในประวัติศาสตร์ของการบริหารโครงการ หนึ่งในการเปลี่ยนแปลงนั้นคือการแยกการบริหาร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการออกจากการบริหารการสื่อสารของโครงการ การแยกดังกล่าวนี้แสดงให้เห็นว่าการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการกลายมาเป็นส่วนสำคัญต่อผู้บริหารโครงการในการที่จะประกันความสำเร็จของโครงการหรือกลุ่มโครงการ อ้างอิงถึง PMBOK เวอร์ชั่นที่ 5 ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคล กลุ่ม หรือองค์กร ที่อาจกระทบ หรือได้รับผลกระทบโดยหรือเข้าใจว่าตนเองอาจได้รับผลกระทบจากการตัดสินใจ กิจกรรม หรือผลของโครงการหนึ่งๆ ผู้จัดการโครงการอาจต้องมีปฏิสัมพันธ์กับกลุ่มผู้มีได้ส่วนเสียต่างๆตลอดอายุของโครงการ ซึ่งคนเหล่านี้มีความสนใจที่ต่างกันและมีผลกระทบต่อโครงการที่ต่างกัน อย่างไรก็ดียังคงมีความท้าทายแก่ผู้จัดการโครงการที่จะค้นหาความต้องการที่แตกต่างของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจขัดแย้งซึ่งกันและกัน ตัวอย่างเช่น ลูกค้าต่างๆของโครงการก่อสร้างในเขตภูเขาคาดหวังว่าจะเพิ่มผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจเมื่อโครงการแล้วเสร็จ อย่างไรก็ดีกลุ่มธุรกิจที่ได้รับผลกระทบและภาครัฐอาจจะกำหนดข้อจำกัดและหวังว่าจะได้รับเงินคืนจากการลงทุนเมื่อโครงการสำเร็จเช่นกัน กรณีนี้การขยายงานต่างๆที่กลุ่มโครงการอาจต้องบาลานซ์ผลประโยชน์และทำให้ทั้งสองกลุ่มได้รับผลกระทบทางเศรษฐกิจอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด (จุดดุลยภาพ) การมองข้ามผลประโยชน์และพลังของการโน้มน้าวของกลุ่มต่างๆของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นอาจมีผลให้เกิดสถานะการที่ยากลำบากต่อโครงการ ด้วยเหตุนี้การรู้ว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและเขาต้องการอะไรในโครงการเป็นสิ่งสำคัญก่อนที่จะจัดทำแผนการสื่อสารอย่างมีประสิทธิ ภาพ ขั้นตอน (Step-By-Step Approach) ขั้นตอนแรกของการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการคือการกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเข้าใจถึงความต้องการของพวกเขา รวมถึงความเกี่ยวข้อง ความเชื่อมโยง อิทธิพลและผลกระทบต่อความสำเร็จโครงการ สิ่งเหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นี่คือพื้นฐานเพื่อที่จะบันทึกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดลงสู่โครงการไม่ว่าจะเป็นภายในและภายนอก ในจุดนี้กลุ่มโครงการอาจนำเทคนิคมาใช้เช่น การระดมสมอง การอ้างอิงถึงโครงการในอดีต การสัมภาษณ์ การใช้การตัดสินใจจากผู้เชี่ยวชาญ เดลไฟและอื่นๆ เพื่อที่จะทำเป็นรายการออกมาหรือเพื่อจับคู่ผู้ที่คาดว่าจะเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder map) การแบ่งประเภทผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพราะอะไร […]

ByPetros Rigas
Articles

by Kevin Taylor, PMP There are at least two definitions of Change Management in the Project Management field. One refers to the Change Control Board of a project or program that approves or denies changes to a project. The other definition refers to a corporate change initiative focusing the “people side” of change. The PMBOK […]

ByPetros Rigas
Articles

by Dave Wakeman, PMP A challenge that all PMs face is communicating effectively. This becomes even more challenging as PMs find themselves working with teams from diverse backgrounds and with different ways of expressing themselves. As a PM, you will be faced with challenges both internally and externally, and if you have a project team […]

ByPetros Rigas
Articles

by Athrym Ong Introduction In the year 2013, the new release of PMBOK® version 5 marks a significant change in the history of project management. One of the major updates to the standards is the segregation of project stakeholder management from the project communication management as an individual knowledge area. Apparently, the segregation shows that […]

Project Management in the Retail Industry

Lecture DetailsSpeaker ProfileRegister HereLecture Details It has often been said that for a retailer to be successful then 'retail is detail' and this would apply when simultaneously launching a range of 100's of house brand products in Thailand. It takes great team work and project management skills to understand the Thai market place, create the [...] Read More