โดย Athrym Ong
ในปี 2013 PMBOK เวอร์ชั่นที่ 5 ได้มีการเปลี่ยนแปลงเป็นอย่างมากและมากที่สุดในประวัติศาสตร์ของการบริหารโครงการ หนึ่งในการเปลี่ยนแปลงนั้นคือการแยกการบริหาร
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการออกจากการบริหารการสื่อสารของโครงการ การแยกดังกล่าวนี้แสดงให้เห็นว่าการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการกลายมาเป็นส่วนสำคัญต่อผู้บริหารโครงการในการที่จะประกันความสำเร็จของโครงการหรือกลุ่มโครงการ
อ้างอิงถึง PMBOK เวอร์ชั่นที่ 5 ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคล กลุ่ม หรือองค์กร ที่อาจกระทบ หรือได้รับผลกระทบโดยหรือเข้าใจว่าตนเองอาจได้รับผลกระทบจากการตัดสินใจ กิจกรรม หรือผลของโครงการหนึ่งๆ ผู้จัดการโครงการอาจต้องมีปฏิสัมพันธ์กับกลุ่มผู้มีได้ส่วนเสียต่างๆตลอดอายุของโครงการ ซึ่งคนเหล่านี้มีความสนใจที่ต่างกันและมีผลกระทบต่อโครงการที่ต่างกัน อย่างไรก็ดียังคงมีความท้าทายแก่ผู้จัดการโครงการที่จะค้นหาความต้องการที่แตกต่างของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจขัดแย้งซึ่งกันและกัน
ตัวอย่างเช่น ลูกค้าต่างๆของโครงการก่อสร้างในเขตภูเขาคาดหวังว่าจะเพิ่มผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจเมื่อโครงการแล้วเสร็จ อย่างไรก็ดีกลุ่มธุรกิจที่ได้รับผลกระทบและภาครัฐอาจจะกำหนดข้อจำกัดและหวังว่าจะได้รับเงินคืนจากการลงทุนเมื่อโครงการสำเร็จเช่นกัน กรณีนี้การขยายงานต่างๆที่กลุ่มโครงการอาจต้องบาลานซ์ผลประโยชน์และทำให้ทั้งสองกลุ่มได้รับผลกระทบทางเศรษฐกิจอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด (จุดดุลยภาพ) การมองข้ามผลประโยชน์และพลังของการโน้มน้าวของกลุ่มต่างๆของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นอาจมีผลให้เกิดสถานะการที่ยากลำบากต่อโครงการ
ด้วยเหตุนี้การรู้ว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและเขาต้องการอะไรในโครงการเป็นสิ่งสำคัญก่อนที่จะจัดทำแผนการสื่อสารอย่างมีประสิทธิ
ภาพ
ขั้นตอน (Step-By-Step Approach)
ขั้นตอนแรกของการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการคือการกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเข้าใจถึงความต้องการของพวกเขา รวมถึงความเกี่ยวข้อง ความเชื่อมโยง อิทธิพลและผลกระทบต่อความสำเร็จโครงการ สิ่งเหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- การกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
นี่คือพื้นฐานเพื่อที่จะบันทึกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดลงสู่โครงการไม่ว่าจะเป็นภายในและภายนอก ในจุดนี้กลุ่มโครงการอาจนำเทคนิคมาใช้เช่น การระดมสมอง การอ้างอิงถึงโครงการในอดีต การสัมภาษณ์ การใช้การตัดสินใจจากผู้เชี่ยวชาญ เดลไฟและอื่นๆ เพื่อที่จะทำเป็นรายการออกมาหรือเพื่อจับคู่ผู้ที่คาดว่าจะเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder map)
- การแบ่งประเภทผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
เพราะอะไร xyz จึงถูกกำหนดให้เป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ ในกระบวนการของการกำหนดนั้น กลุ่มโครงการควรจะสามารถกำหนดความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรวมถึง ความคาดหวัง อิทธิพล ผลกระทบและความสัมพันธ์ที่มีต่อโครงการ ถึงจุดนี้กลุ่มโครงการอาจใช้เทคนิคอิชีคาว่า หรือฟิชโบนไดอะแกรมเพื่อลงลึกถึงการเชื่อมโยงกันระหว่างโครงการหนึ่งๆและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ในการทำ branching process กลุ่มโครงการควรจะบ่งชี้ความสัมพันธ์ขั้นต้นระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทำการจัดกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้เป็นหมวดหมู่ต่างๆ เพื่อที่จะให้ง่ายต่อการจัดการและการวางแผนการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- เมทริกซ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ถึงจุดนี้แล้ว บางทีกลุ่มโครงการพอที่จะรู้แล้วว่าใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักๆรวมถึงความรับผิดชอบของคนเหล่านั้นเมื่อโครงการกำลังดำเนินการ อ้างถึง PMBOK® เวอร์ชั่น 5 กลุ่มโครงการอาจกำหนดกลุ่มของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียออกเป็นเมทริกซ์ต่อไปนี้
- มีอิทธิพล/มีความสนใจ กลุ่มนี้คือกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอิทธิพลและมีความสนใจในผลต่างๆของโครงการ
- มีอิทธิพล/มีความเกี่ยวข้อง
กลุ่มนี้คือกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอิทธิพลและมีความเกี่ยวข้องต่อโครงการ
- มีความเกี่ยวข้อง/มีผลกระทบ
กลุ่มนี้คือกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีความเกี่ยวข้องต่อโครงการและพวกเขาสามารถมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงแผนหรือการดำเนินงานของโครงการ
- โมเดลที่โดดเด่น (Salience model) คือชั้นต่างๆของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอ้างอิงได้จากความมีอิทธิพล (ความสามารถที่จะทำตามประสงค์), ความเร่งด่วน (ความต้องการที่จะทำการทันที) และ ความชอบธรรม (การมีส่วนร่วมตามความเหมาะสม)
ด้วยข้อจำกัดทางด้านทรัพยากร เช่น (เวลา งบประมาณ ขอบเขตงาน) กลุ่มโครงการควรมุ่งเน้นและเข้าถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอิทธิพลสูง มีความสนใจและมีผลกระทบในโครงการ กลุ่มโครงการควรพิจรณาตำแหน่งของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักๆในตอนที่พัฒนากลยุทธ์ต่างๆในการบริหารเพื่อที่จะเพิ่มและได้รับการสนับสนุนอย่างมีประสิทธิภาพจากพวกเขา ตลอดจนเพื่อที่จะลดผลกระทบในทางลบตลอดวงจรชีวิตของโครงการ
สรุป
เป็นเรื่องที่สำคัญต่อผู้จัดการโครงการที่จะเข้าถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ใช่ตั้งแต่ตอนเริ่มโครงการ ความผิดพลาดในการกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ถูกต้องนั้นนำไปสู่การสูญเสียทรัพยากรและการไม่เป็นที่ยอมรับจากส่วนอื่นๆ เป็นผลให้โครงการอาจไม่ประสบความสำเร็จอย่างที่คาดหวังในตอนสุดท้าย
Sources:
1. Chapter 13: Project Stakeholder Management, A Guide To The Project Management Body of Knowledge, PMBOK® Guide, Fifth Edition, pg. 391 – 398.
2. Stakeholder Management,
http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/stakeholder_management.htm
[Accessed 23 March 2014]
3. Stakeholder Management
Planning Stakeholder Communication
http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_08.htm
[Accessed 23 March 2014]
Athrym Ong ทำงานในอุตสาหกรรมเกมส์ในประเทศต่างๆทั้ง มาเลเซีย, มาเก๊าและสิงคโปร์มานานกว่า 10 ปี หลายปีที่ผ่านมาเธอมีบทบาทสำคัญเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานโครงการในการตั้งค่าหน่วยธุรกิจการ, ติดตั้งเครื่องเกมส์, กระบวนการทางธุรกิจ, การตรวจสอบการปฏิบัติตาม, การฝึกอบรมและการพัฒนาในโครงการต่างกับ บริษัท ข้ามชาติ
Athrym สำเร็จการศึกษาด้วยปริญญาโททางด้านบริหารธุรกิจ (วิชาเอกในการบริหารจัดการโครงการ) จากมหาวิทยาลัยควีนส์แลนด์ เธอยังเป็นครูผู้สอนและผู้ประเมินที่มีคุณภาพที่มีประสบการณ์การฝึกอบรมต่างๆ ปัจจุบันเธออาศัยและทำงานอยู่ในสิงคโปร์และมีแผนการที่จะหาความก้าวหน้าในประเทศไทย