ผู้เขียน: Skon Lapamnuaypol, PMP
การบริหารโครงการซึ่งไม่มีการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง หรือ จากผู้สนับสนุนโครงการ เป็นหนึ่งในประสพการณ์ที่ผู้บริหารโครงการไม่อยากสัมผัส หากแต่ว่าในปัจจุบันการดำเนินธุรกิจมีการปรับเปลี่ยนกลยุทธ และ แนวทางดำเนินงานรวดเร็ว เพื่อตอบสนองกับปัจจัยภายใน และ ภายนอกองค์กร การเปลี่ยนแปลงนี้เองอาจมีผลกระทบในทางตรงและทางอ้อมกับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ ถ้าหากสถานการณ์แบบนี้เกิดขึ้นกับโครงการที่คุณจัดการอยู่ คุณจะมีวิธีการป้องกันและแก้ไขอย่างไร
การป้องกัน
ในขันตอนการเริ่มโครงการ (Project Initiation) จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้จัดการบริหารโครงการจะต้องมีจุดประสงค์ของโครงการ และสาเหตุที่ก่อตั้งโคงการขึ้นมาระบุอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร และหากโครงการเป็นโครงการเมกา ผู้สนับสนุนโครงการก็อาจจะมาจากหลายแผนกและไซโลของบริษัท ผู้สนับสนุนแต่ละคนก็จะมีความคิดเห็นแตกต่างกันไปเกี่ยวกับโครงการ ความขัดแย้งกันทางด้านผลประโยชน์ที่จะได้รับจากโครงการก็ย่อมที่จะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน ผู้บริหารจัดการโครงการก็คือคนที่จะต้องจดบันทึกข้อขัดแย้งทั้งหมดแล้วนำมาพูดคุยเจรจากับผู้สนับสนุนของโครงการ จุดสำคัญของข้อขัดแย้งแต่ละจุดควรจะต้องถูกบันทึกลงไปใน “รายการลงทะเบียนความเสี่ยง หรือเรียกว่า risk register” รวมทั้งผลสะท้อนหรือการตอบรับ (response) จากผู้สนับสนุนแต่ละคนในจุดขัดแย้งนั้นๆ รายการรายละเอียดของรายชื่อผู้มีอำนาจในการอนุมัติจำนวนเงินสำหรับโครงการ รวมทั้งรายชื่อของผู้มีความเชี่ยวชาญของโครงการที่เรียกว่า “go to person” เมื่อไหร่ที่โครงการประสบปัญหาที่แก้ไม่ตกและต้องการความช่วยเหลืออย่างเร่งด่วนทางด้านทรัพยากรบุคลากร
มุมมองจาก PMBOK และ PRINCE2
ทั้ง PMBOK และ PRINCE2 มีเป้าหมายที่คล้ายกันในการที่ต้องการที่จะส่งเสริมและสร้างมาตรฐานการบริหารจัดการโครงการ ทำความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการให้เราสามารถนำมาใช้และใช้กลยุทธ์ที่ดีที่สุดขององค์ความรู้การบริหารจัดการโครงการ ใน PMBOK อาจจะไม่ได้กล่าวถึงความสัมพันธ์ของ ผู้ในการสนับสนุนโครงการ (project sponsor) และความเกี่ยวเนื่องกรณีทางธุรกิจ (business case) และ การดำเนินโครงการไว้ชัดเจนนัก ในหลักการของ PRINCE2 มีคำพูดที่กล่าวไว้ดังต่อไปนี้:
“The business justification is the reason for the project. Without it no project should start. If business justification is valid at the start of a project, but disappears once it is under way, the project should be stopped or changed.”
“เหตุผลในทางธุรกิจคือเหตุผลในโครงการด้วย หากไม่มีเหตุผลที่เหมาะสมในทางธุกิจก็ไม่ควรเริ่มโครงการ, ในกรณีที่มีเหตุผลทางธุรกิจสนับสนุนในขณะที่เริ่มโครงการ แต่ทว่า เหตุผลเปลี่ยนไปนั้นไม่ได้เป็นกลยุทธ์หรือนโยบายในธุรกิจเมื่อโครงการได้ดำเนินการมาแล้ว โครงการนั้นควรหยุดโครงการ หรือ มีการแปลียนแปลง (ให้สอดคลองกับ กรณีทางธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลง)”
จากนิยามข้างต้นจะเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเหตุผลทางธุรกิจคือเหตุผลที่เราตัดสินใจก่อสร้างโครงการขึ้นมา ถ้าหากเมื่อใดเหตุผลทางธุรกิจที่เรามีอยู่ก่อนสร้างโครงการเกิดสูญหายไป หรือไม่มีอีกแล้ว โครงการก็ควรที่จะหยุดที่จะดำเนินการต่อไปหรือไม่ก็ต้องมีการเปลี่ยนแปลง แต่สถานการณ์ไม่ว่าเราอาจจะได้สูญเสียเหตุผลทางธุรกิจของเราหรือไม เราไม่สามารถที่จะรู้ได้อย่างแน่นอนจนกว่าเราจะมีการพูดคุยกับผู้สนับสนุนโครงการของเราทุกคน แต่อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่เราควรติดตามก็คือ ทำอย่างไรผู้จัดการโครงการจะรู้ว่าเขาควรดำเนินการต่อไปหรือไม่โดยที่ทั้งๆที่ไม่มีคนที่จะสนับสนุนโครงการแล้ว
ใช้เอกสารของคุณที่มีอยู่เป็นตัวแก้ปัญหา
เมื่อโครงการเริ่มต้นผู้จัดการโครงการต้องตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการและ ดำเนินการการตรวจสอบต่อเนื่องอย่างไม่หยุดจนกว่าโครงการจะจบลง หากมีการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับความสำคัญของปัญหาแต่ละประเด็น ปัญหานั้นๆก็ควรที่จะนำเข้ามาประชุมระหว่างผู้สนับสนุนโครงการทั้งหมด นำเอกสารที่ทำไว้ก่อนเริ่มโครงการมาทำการวิเคราะห์ดูว่าโครงการควรจะดำเนินการต่อหรือเลิกล้มโดยใช้ข้อมูลที่ทำไว้แต่เริ่มต้นเป็นข้ออ้างอิง โดยทั่วไปแล้วผู้จัดการโครงการควรจะเป็นคนที่วิเคราะห์สถานการณ์โครงการทั้งหมดและเสนอแนะหรือทำข้อสรุปว่าโครงการควรดำเนินการต่อหรือไม่ เพราะอะไร
ข้อสรุป
ดูเหมือนว่าเราอาจจะไม่มีการแก้ปัญหาที่เฉพาะเจาะจงที่แท้จริงถ้าหากว่าเราเกิดสูญเสียสปอนเซอร์หรือคนที่สนับสนุนโครงการของเราไปทั้งหมด ยกเว้นแต่ว่าผู้จัดการโครงการควรพยายามหาวิธีที่จะดำเนินการป้องกันไม่ให้สปอนเซอร์หรือผู้สนับสนุนโครงการละทิ้งและไม่ใส่ใจโครงการทั้งหมดที่เกิดขึ้น เหตุการณ์ในแต่ละสถานการณ์ก็จะแตกต่างกันไป แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น เหตุการณ์เกี่ยวกับการขาดการสนับสนุนจากสปอนเซอร์ควรจะได้รับการบันทึกไว้ในเอกสารของโครงการทั้งหมด โดยการทำเช่นนี้ บริษัทก็สามารถที่จะเรียนรู้การที่จะจัดการการสนับสนุนจากสปอนเซอร์ในโครงการที่มีความสอดคล้องกับความสำคัญขององค์กรได้ดีขึ้น ที่สำคัญสุดท้ายนี้ก็คือ ผู้จัดการโครงการควรอย่างยิ่งที่จะต้องมีกฎบัตรโครงการ (project charter) ก่อนที่จะเริ่มทุกๆโครงการ!
คุณสกล ลาภอำนวยผล เป็นผู้จัดการโครงการได้รั